Testamentsvollstreckung - Vermögensnachfolgegestaltung für Steuerberater und Vermögensverwalter

§ 7 Die ordnungsgemäße Durchführung der Testamentsvollstreckung (S. 114-115)

A. Bereitstellung professioneller Infrastruktur

Erbfälle treten in aller Regel unvorhergesehen ein. Daraus folgt, dass der geschäftsmäßig agierende Testamentsvollstrecker rechtzeitig eine Infrastruktur schaffen muss, die ihn in die Lage versetzt, sofort und präzise zu reagieren. Je besser die Vorbereitung des Testamentsvollstreckers in organisatorischer Weise ist, desto erfolgreicher wird die Testamentsvollstreckung sein. Viele grundsätzliche Fragen können unabhängig von einer konkreten Testamentsvollstreckung vorab geklärt werden. Hierzu gehört beispielsweise die Kenntnis des Versicherungsumfanges der eigenen Vermögenschadenhaftpflichtversicherung, gegebenenfalls die Vereinbarung von „Spielregeln“ zur Benachrichtigung der Vermögenschadenhaftpflichtversicherung. Auch das grundlegende Procedere mit dem eigenen Kreditinstitut für die reibungslose und zügige Anlegung von Sonderkonten sollte geklärt sein. Insgesamt empfiehlt es sich, über ein komplettes Netzwerk an Hilfspersonen zu verfügen, die bei Bedarf schnell und unbürokratisch Hilfe in so profanen Dingen wie der Öffnung einer Wohnung, ihrer Bewachung während der Beisetzung oder schlicht der Durchführung der Bestattung leisten können. Auch die Kenntnis der Bestattungsgesetze des Bundeslandes, in dem üblicherweise die Testamentsvollstreckungen anfallen, nach Möglichkeit auch der örtlichen Friedhofssatzungen, erspart in der Anfangsphase viel Zeit und Nerven.

Nicht zuletzt das eigene Büro sollte vorbereitet sein, um Anfragen des Nachlassgerichtes auf Übernahme einer Testamentsvollstreckung sachgerecht beantworten zu können oder wenigstens in der Lage zu sein, den künftigen Testamentsvollstrecker kurzfristig zu erreichen. Letztendlich sollte man auch eine in angemessener Selbstkritik geschaffene Vorstellung von den eigenen Kenntnissen und Fähigkeiten bei der Vollstreckung eines Nachlasses haben. Ist man zeitlich überhaupt in der Lage, eine Dauervollstreckung zu übernehmen? Verfügt man über die hinreichenden Kenntnisse, ein Unternehmen abzuwickeln oder einen Künstlernachlass optimal zu verwerten? Es sei auch an dieser Stelle davor gewarnt, nur wegen einer vermeintlich hohen Testamentsvollstreckervergütung eine die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten übersteigende Vollstreckung zu übernehmen. Die in solchen Fällen zu erwartenden Auseinandersetzungen, insbesondere mit den Erben, lassen das Honorar schnell dahinschmelzen. Dies gilt speziell für das nach den tradierten Vergütungstabellen anfallende Honorar, das nur dann zu einer angemessenen Vergütung des Testaments vollstreckers führt, wenn die Testamentsvollstreckung reibungslos abläuft .

B. Sofortmaßnahmen

I. Organisatorischer Art

■ Testamentsvollstreckerakte anlegen
■ Sonderkonto einrichten

Die Führung einer Testamentsvollstreckerakte bleibt natürlich im Wesentlichen den persönlichen Vorlieben des Testamentsvollstreckers vorbehalten. Von vornherein lösen sollte man sich allerdings von dem Gedanken, dass klassische Aktenformen wie z. B. eine anwaltliche Prozeßakte in Form der Hängeakte für Testamentsvollstreckungen geeignet ist. Da mit umfangreichem Schriftverkehr zu rechnen ist, empfiehlt es sich, von vornherein die Testamentsvollstreckerakten in DIN A 4 Aktenordnern zu führen und entsprechend der anfallenden Korrespondenz mit den verschiedenen Beteiligten durch Trennblätter zu unterteilen. Die Akte sollte ferner vorne eine Übersicht über die einzelnen Abteilungen enthalten sowie sinnvollerweise eine Kurzübersicht über den Verlauf der Testamentsvollstreckung. Im übrigen gilt natürlich der allgemeine Beratergrundsatz, dass Akten stets unter dem Gesichtspunkt geführt werden sollten, dass der Mandant von heute der Gegner von morgen sein kann, in besonderen Maße auch für die Testamentsvollstreckerakte.

Die Einrichtung eines Sonderkontos in der besonderen Form des Anderkontos empfi ehlt sich eigentlich bei jeder Testamentsvollstreckung ausgenommen eventueller Dürftigkeitsfälle. Über dieses Konto sind sodann sämtliche Transaktionen, die den der Testamentsvollstreckung unterliegenden Nachlass betreffen abzuwickeln. Auch etwa vorgefundenes Bargeld ist hier einzuzahlen. Alternativ kommt die Fortführung eines vorhandenen Erblasserkontos in Betracht, wenn die Bank bereit ist, das Konto als Nachlasskonto umzuschreiben und die ausschließliche Verfügungsbefugnis des Testamentsvollstreckers sichergestellt ist.