Prozessorientierte Ablage - Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur

Vorwort

Vorwort zur 1. Auflage

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Verlorene Zeit, verschwendete Kosten

Wirkungen der EDV

Ziele der prozessorientierten Ablagesystematik

Papierordnung als Grundlage

Der Begriff „Dokumentenmanagement“

Beispiele im Text

Büro-Software

Teil A: Grundlagen

1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden?

1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden?

1.1.1 Betriebliche Notwendigkeiten

1.1.2 Gesetzliche Vorschriften

1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 15489

1.2 Die Wertigkeitsstufen

1.3 Aufbewahrungsfristen

1.4 Wo muss aufbewahrt werden?

1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?

1.6 Was bedeutet GDPdU?

1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail-Kommunikation

1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1

2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie

2.1 Was ist eigentlich Unordnung?

2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen

2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“

2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache!

2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen

2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen

2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens

2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen

2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen

2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen

2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation

2.6 Klassifikation als dynamisches System

2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken

2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration

2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken

2.8 Gegliederte Merkmale

3. Merkmale von Dokumenten

3.1 Definition der Merkmale

3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“

3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage

3.3 Dokumententräger und der Medienbruch

4. Prozessorientierte Ablage 4.1 Bündelung nach Vorgängen

4.1 Bündelung nach Vorgängen

4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise

4.1.2 Definition des Vorgangs

4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen

4.2.1 Definition des Prozesses

4.2.2 Verschiedene Prozessarten

4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung

4.2.4 Prozesslandkarten

4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS)

4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente

4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“)

5. Andere Ablagesysteme

5.1 Ablagesysteme auf dem Markt

5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage

5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“

5.4 Die amerikanische Ablagestruktur

5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems

Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan

6. Musteraktenplan

6.1 Beispiel für einen Aktenplan

6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans

6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen

6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen

7. Kernprozesse ordnen

7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse

7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen

7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat

7.2.2 Zwischenbilanz der Beispiele B und C

7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software

7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten

7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack

7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse

7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage

7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente

7.8 Zuordnung von Informationspools

7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt

7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht

8. Unterstützungsprozesse ordnen

8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation

8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans

8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans

8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente

8.5 Planktonprozesse

8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan?

9. Strategische Prozesse ordnen

9.1 Schwach strukturierte Prozesse

Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar

Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs

Aktenzeichengruppen außerhalb des Kreislaufs

Wissensdokumente in strategischen Prozessen

9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse

9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen

10. Teilakten und Projektordner

10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe

Teilakten in der Papierablage

Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie

Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung

Möglichkeit 2: Objektbezogene Ablage

Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten

Möglichkeit 4: Pflege durch Excel-Tool

10.2 Projektordner

Transparenz in Projekten

Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen

Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung

11. Ordnung der EDV-Dokumente

11.1 Ordnung der Windows-Ablage

11.2 Referenzbestand der Dokumente

11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke

11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente

11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an!

12. Wissensdokumente

12.1 Wissens-Dokumente (ohne -Management)

12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente

12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand!

12.4 Nachschlagewerke

12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen

12.6 Wissensarchive

12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung

12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten

12.9 Ideenmanagement

12.10 Technik 4: Semantische Suche

12.11 Technik 5: Semantic Wikis

12.12 Wissensarchive und das Internet

Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz

13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz

13.1 Was bedeutet Transparenz?

13.2 Ordnung im eigenen Office

13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch

13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang

13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit

14. Termine verwalten

14.1 Die Wiedervorlage

14.1.1 Wiedervorlage auf Papier

14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner

14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook

14.2 Aufgaben planen

15. Aufgeräumt im Team

15.1 Ordnung im Büro spart Kosten

15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S

15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut

16. Hilfsmittel für die Teamordnung

16.1 Checklisten

16.2 Das Office-Handbuch

16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten

Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen

17. Ein Reorganisations-Projekt planen

17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung!

17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe!

17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation

17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode!

17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?

18. Das Team ablagefähig machen

18.1 Ablage als dynamischer Prozess

18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation

Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte!

Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team

19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation

19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes

19.2 Eine empirische Untersuchung

19.3 Mikroverschwendungen

19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage

20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen

20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“

20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“?

20.3 Die Anwendungsfelder von DMS

20.3.1 Überblick über die DMS-Gruppen

20.3.2 Archivsysteme

20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme

20.3.4 Workflow-Systeme

20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme

20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS!

Die Funktionen eines DMS

DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur

Zum Abschluss: Antworten auf häufig gestellte Fragen

Ist das Prozessorientierte Ablagesystem skalierbar?

Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar?

Muss sich jede Organisation ihren eigenen Aktenplan erarbeiten?

Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend?

Anhang

Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation

Glossar

Literatur

Stichwortverzeichnis

Die Autoren

Wolf Steinbrecher

Martina Müll-Schnurr