Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren - Erfolgreicher kommunizieren mit klaren Botschaften und ergebnisorientierter Struktur

Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren

Ein Vorwort brauchen wir eigentlich nicht

Für fleißige Leser haben wir aber einen Hinweis

Herausforderung: Präsentationen müssen besser werden – schnell und einfach zu verstehen, leicht vorzubereiten

Herausforderung: Präsentationen müssen besser werden – schnell und einfach zu verstehen, leicht vorzubereiten

1 Empfänger müssen Präsentationen einfach und schnell verstehen

1.1 Präsentationsinhalte werden immer anspruchsvoller

1.1.1 Die Komplexitätsspirale dreht sich schneller und schneller

1.1.2 Unternehmen müssen der steigenden Komplexität in immer kürzeren Intervallen begegnen

1.1.3 Deshalb werden geschäftliche Präsentationen immer anspruchsvoller – kommunikatives Abbild der unternehmerischen Komplexitä

1.2 Aber unser Gehirn wächst nicht schnell genug mit, sondern strebt nach Einfachheit

1.2.1 Wissenschaftlich belegen Hirnforschung und Psychologie die Reduktion bewussten Denkens auf zentrale Variablen

1.2.2 Praktisch bestätigen Beispiele wie Smartphones oder Flatrates den Erfolg einfacher Lösungen

1.3 Daher müssen Präsentationen heute mehr denn je einfach und schnell zu verstehen sein

1.3.1 Empfänger verstehen die Ergebnisse sofort

1.3.2 Empfänger erhalten das richtige Maß an Komplexität

1.3.3 Empfänger können Komplexität allgemeinverständlich nachvollziehen

2 Autoren wollen sich mit wenig Aufwand gut präsentieren

2.1 Gute Präsentationen sind ein Instrument zur persönlichen Positionierung

2.2 Aber Präsentationen müssen neben der inhaltlichen Arbeit vorbereitet werden

2.3 Deshalb braucht der Autor gute Qualität in kurzer Zeit

Lösung: Die pyramidale Präsentation kommuniziert Ergebnisse besser – Botschaften und Struktur statt langer Herleitung

Die pyramidale Präsentation kommuniziert Ergebnisse besser – Botschaften und Struktur statt langer Herleitung

1 Die pyramidale Präsentation kombiniert klare Aussagen und logische Struktur – das Wesentliche am Anfang, systematisch untermau

1.1 Die Präsentationsinhalte werden von der zentralen Botschaft ausgehend durch Details untermauert

1.1.1 Die Kernaussage steht am Anfang und fasst die zentrale Botschaft zusammen – bei Bedarf in diplomatischen Worten

1.1.2 Teilaussagen untermauern danach die Kernaussage

1.1.3 Teilaussagen werden nun ihrerseits mit Gruppen und Ketten untermauert

1.2 Die Präsentationsmedien bilden Botschaften und Struktur auf allen Ebenen ab

1.2.1 Die Präsentationsunterlage geht vom Allgemeinen ins Detail – wie vom Zeitungsartikel gewohnt

1.2.2 Der Präsentator beginnt den Vortrag mit der Kernaussage und vertieft danach für das Publikum wichtige Inhalte

2 Damit stellt die pyramidale Präsentation das Ergebnis in den Vordergrund – im Gegensatz zur gewohnten Herleitung

2.1 Wir haben gelernt, die Herleitung von Ergebnissen zu dokumentieren

2.2 Aber in der geschäftlichen Kommunikation zählt meist nicht der Weg, sondern das Ergebnis selbst

2.2.1 Analysen und Konzepte sind Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

2.2.2 Doch die meisten Entscheidungen werden auf Basis inhaltlicher Ergebnisse gefällt

2.2.3 Folglich sind Herleitungen in der geschäftlichen Kommunikation nur in Ausnahmefällen gefragt

2.3 So stellt die pyramidale Struktur vertraute Präsentationsgewohnheiten auf den Kopf

2.3.1 Der Sender ersetzt Fleißnachweis durch Ergebnisse

2.3.2 Der Empfänger verzichtet auf Vorgaben und formuliert im Vorfeld klare Kernaufgaben

3 Daher ist die pyramidale Präsentation im geschäftlichen Umfeld meist besser – Vorteile für Empfänger und Sender

3.1 Leser oder Publikum bestimmen selbst den Zeiteinsatz, verbessern Verständnis, sparen Aufwand und erkennen inhaltliche Lücken

3.1.1 Die pyramidale Präsentation gibt die Hoheit über die eigene Zeit zurück

3.1.2 Die pyramidale Präsentation macht auch höchst komplexe Inhalte logisch nachvollziehbar

3.1.3 Die pyramidale Präsentation erspart mühsames Herausfiltern der wesentlichen Inhalte

3.1.4 Leser oder Publikum können inhaltliche Schwachstellen gezielter aufdecken

3.2 Der Präsentator bereitet effizienter vor und tritt wirkungsvoller auf

3.2.1 Die Vorbereitung der Präsentationsunterlage erfolgt schneller, fundierter und perfekt mit anderen abgestimmt

3.2.2 Der Präsentationserfolg vor dem Publikum steigt durch gezielte Kommunikation und überzeugendes Auftreten

Vorgehen: Kommen Sie mit pyramidalen Präsentationen auf den Punkt – in vier Schritten zum professionellen Auftritt

Vier Voraussetzungen für pyramidale Kommunikation klären

Vier Voraussetzungen für pyramidale Kommunikation klären

1 Eignung des pyramidalen Ansatzes verifizieren: Im Ge schäftsleben passend, aber es gibt Ausnahmen

1.1 Bei Schulungen zwischen Methodenanleitung und Infoveranstaltung unterscheiden

1.1.1 Bei Methodenschulungen das Publikum selbst die Methodik durch -laufen lassen – ohne pyramidalen Aufbau

1.1.2 In Wissensschulungen systematisch Ergebnisse vermitteln – mit pyramidalem Aufbau

1.2 Nur bei eindeutigen Personalentwicklungsmaßnahmen die Vorgehensweise darlegen

1.3 Nur bei eindeutig irrationalen Entscheidungssituationen gleich auf Logik verzichten

2 Inhaltlichen Redaktionsschluss setzen: Ergebniskommunikation setzt ein Ergebnis voraus

2.1 Bei ergebnisoffener Analyse die Ergebnisstrukturierung schrittweise in die Arbeit einbinden

2.2 Für vorgegebene Positionen gleich am Anfang die Argumentationsstruktur skizzieren

3 Mut für klare Positionen aufbringen: Ein neues Rollenverständnis tut Not

3.1 Erst die Rolle im Beruf annehmen – Willkommen im Ernst des Lebens

3.2 Dann die Rolle zum Thema annehmen – Keiner kennt sich besser aus

3.3 Schließlich die Rolle als Präsentator annehmen – Man hätte Sie sonst wohl nicht gefragt …

4 Professionelle Layoutvorlagen einsetzen: Design und Inhalt gleichberechtigt darstellen

4.1 Die pyramidale Pflicht erfüllen: Oben eine zweizeilige Kernaussage, unten Platz zur Visualisierung

4.2 Die kommunikative Kür meistern: Zurückhaltendes Layout und verständliche Inhalte

4.2.1 Layoutelemente möglichst in einem visuell abgegrenzten Bereich anordnen

4.2.2 Für Kernaussage und Visualisierung einheitliche Gestaltungsregeln festlegen

Empfängerorientierte Kommunika tionsstrukturenentwickeln

Die Kernfrage des Empfängers mitder eigenen Kernaussage passgenaubeantworten

Die Kernfrage des Empfängers mit der eigenen Kernaussagepassgenau beantworten

1 Das Informationsbedürfnis des Empfängers durch Rollenwechsel erfassen

1.1 Sich gedanklich in den Empfänger hineinversetzen

1.2 Die Kernfrage des Empfängers als Entwurf zu Papier bringen

1.3 Bei mehreren Empfängern aus den einzelnen Erwartungen eine gemeinsame Kernfrage konsolidieren

1.4 Sich die Kernfrage vom Empfänger oder einem Experten bestätigen lassen

2 Auf Basis der eigenen Ergebnisse und Ziele die Kernaussage passgenau formulieren und prüfen

2.1 Im ersten Entwurf der Kernaussage vielfältige Anforderungen in einem Satz widerspiegeln

2.1.1 Grammatikalisch vollständige Sätze formulieren – am besten an der Kernfrage ansetzen

2.1.2 Mit der Tendenz der Botschaft anfangen – an harten Fakten oder persönlicher Positionierung ansetzen

2.1.3 Das eigene kommunikative Ziel formulieren – nur informieren oder gleich auffordern

2.1.4 Inhaltliche Besonderheiten berücksichtigen – Widersprüche, Prioritäten oder Ausnahmen deutlich machen

2.2 Die passgenaue Beantwortung der Kernfrage des Empfängers prüfen

Die Kernaussage logisch-stringentuntermauern – aus eigenen Inhalteneine schlüssige Argumentation machen

Positiv oder neutral aufgenommeneAussagen mit der pyramidalen GruppeSAUBER® konkretisieren

Positiv oder neutral aufgenommene Aussagen mit derpyramidalen Gruppe SAUBER® konkretisieren

1 Den richtigen Schnitt wählen – Strukturen schaffendurch Herausarbeiten der wichtigsten Gemeinsamkeiten

1.1 Mögliche Strukturierungskriterien erkennen

1.1.1 Bei der Ergebnisaufbereitung auf dem Papier Gemeinsamkeiten im Satzbau lokalisieren

1.1.2 Eventuell bereits bei der inhaltlichen Arbeit wesentliche Gemeinsamkeitenoder Differenzierungen feststellen

1.2 Das wichtigste Strukturierungskriterium als goldenen Schnittauswählen

1.2.1 Für bahnbrechende Ergebnisse die oberste Strukturebene aus denInhalten ableiten

1.2.2 Für weniger spektakuläre Botschaften Denkmuster des Empfängers alsoberste Strukturebene aufgreifen

2 Den Schnitt richtig wählen – Logische Stringenz undVerständlichkeit sichern mit den SAUBER®-Kriterien

2.1 Standardstrukturen oder bis zu sieben spezifische Aussagen kanndas Gehirn leicht verarbeiten

2.1.1 Mit Standardstrukturen vorhandene Denkmuster des Empfängers aufgreifen

2.1.2 Bei spezifischen Strukturen maximal sieben parallele Aussagen bilden

2.2 Analoge Aussagen sorgen für konsistente Untermauerung der Kernaussage

2.2.1 Top-down die Botschaft der Kernaussage in allen Teilaussagen aufgreifen

2.2.2 Bottom-up inhaltliche Ergebnisse als analoge Teilaussagen formulieren

2.3 Unabhängige Aussagen reduzieren die Komplexität der Details

2.3.1 Mit sprachlich überschneidungsfreien Formulierungen eindeutige Zuordnung sichern

2.3.2 Mit inhaltlich eigenständigen Aussagen Wechselwirkungen der Teilkategorienausschließen oder aktiv steuern

2.4 Bedeutungsvolle Formulierungen ermöglichen Verzicht auf Details

2.4.1 Inhaltlich geeignete Indikatoren zum Beleg der Kernaussage verwenden

2.4.2 Sprachlich präzise formulieren

2.5 Erschöpfende Aussagen sorgen für vollständige Untermauerung derKernaussage

2.5.1 Unterschiedliche Umfänge in Kernaussage und Teilaussagen erkennen

2.5.2 Unterschiedliche Umfänge durch zusätzliche Teilaussagen oderAnpassung der Kernaussage beseitigen

2.6 Relevanzabhängige Abfolge der Aussagen unterstützt Gewichtungder Inhalte

2.6.1 Logische Reihenfolgen nutzen anhand der Formulierungen

2.6.2 Individuelle Reihenfolge festlegen anhand inhaltlicher Relevanz

Negativ oder indifferent aufgenommeneAussagen mit der pyramidalen Kettezwingend begründen

Negativ oder indifferent aufgenommene Aussagen mit derpyramidalen Kette zwingend begründen

1 Für skeptisches Publikum benötigen Sie eine wasser-dichte Argumentation

2 Aber leider genügt induktives Schließen der pyramida len Gruppe zur Beweisführung nicht

3 Folglich müssen Sie Ihre Aussage mit dem deduktiven Schließen der pyramidalen Kette zwingend begründen

3.1 Für logische Überzeugung im iterativen Vorgehen aus zwei Prämissen eine Schlussfolgerung ableiten

3.1.1 Die pyramidale Kette besteht immer aus drei Teilaussagen mit klar definierten Funktionen

3.1.2 Die Verknüpfung muss logische Anforderungen von Aussagelogik und Syllogismen erfüllen

3.1.3 Daher erfordert die Verknüpfung der pyramidalen Kette mühsame und kritische Entwicklungsschleifen

3.2 Für inhaltliche Stabilität die Kongruenz der Kette nach oben und unten prüfen

3.2.1 Mit einem kurzen Blick die inhaltliche Übereinstimmung von Schluss-folgerung und Kernaussage prüfen

3.2.2 Gründlich die inhaltliche Belegbarkeit der Prämissen prüfen

3.3 Für eine möglichst positive Beziehungsebene die weniger strittige Teilaussage an den Anfang stellen

3.3.1 Aus logischer Sicht ist die Reihenfolge der Prämissen irrelevant

3.3.2 Aus psychologischer Sicht sollten Sie in den meisten Fällen zunächst die Beziehungsebene stärken

3.3.3 Folglich sollten Sie bei Bedarf noch die Reihenfolge ändern, um mit der weniger kritischen Prämisse zu beginnen

Die Struktur in mehreren Schleifenweiter detaillieren – nach Maßschneidern

Die Struktur in mehreren Schleifen weiter detaillieren –nach Maß schneidern

1 Inhaltlich den angemessenen Umfang der späteren Präsentation abstecken

1.1 Als Grundlage den Bedarf des Empfängers an weiterer Vertiefung hinterfragen

1.2 Wo Bedarf besteht, die Untermauerung strukturieren und eventuelle inhaltliche Lücken nacharbeiten

1.3 Wo der Bedarf erschöpft scheint, eine Gegenprobe vornehmen und Backup-Möglichkeiten notieren

2 Logisch formale und gedankliche Hürden bei der Untermauerungmeistern

2.1 Zwei formale Regeln bei der Strukturierung berücksichtigen – die logische Pflicht

2.1.1 Keine weitere Kette unmittelbar unter die Schlussfolgerung einer Kette stellen

2.1.2 Eins-zu-eins-Beziehungen auflösen

2.2 Gedankliche Klippen bei komplexen Strukturen nehmen – die argumentative Kür

2.2.1 Parallele Unterstrukturen unter mehreren Teilaussagen auf höhere Relevanz hinterfragen

2.2.2 Mit mehrstufigen pyramidalen Ketten bei komplexen Aussagen schrittweise überzeugen

2.2.3 Mit Positiv-Negativ-Argumentationen zweigleisig fahren

2.2.4 Mit Alternativen oder Optionen inhaltliche Vielfalt pyramidal abbilden

Strukturen in aussagekräftigePräsentationsunterlagen übertragen

Strukturen in aussagekräftige Präsentationsunterlagen übertragen

1 Storyline skizzieren: Die Unterlage anlegen und durchdie Überschriften eine runde Geschichte schaffen

1.1 Aus der Kommunikationsstruktur die Abfolge der Folien ableiten

1.1.1 Auf dem Deckblatt die Kernaussage wiedergeben

1.1.2 Im sprechenden Inhaltsverzeichnis bereits die Präsentationsinhaltezusammenfassen

1.1.3 Mit Zwischenseiten für die oberen Strukturebenen umfangreichelogische Einheiten erkennbar abgrenzen

1.1.4 Jeden Strukturstrang mit Übersichts-, Detail- und Backup-Folienvollständig abarbeiten

1.2 Die formulierten Arbeitstitel der Struktur in passende Überschriftenoder Textelemente feinschleifen

1.2.1 Für den Empfänger sensible Aussagen diplomatisch formulieren

1.2.2 Allgemein-verständlich und gleichzeitig empfängerbezogen formulieren

1.2.3 Formulierungen unter Wahrung der Botschaft angemessen kürzen

2 Folien ausgestalten: Die Botschaft mit relevantenInhalten anschaulich visualisieren

2.1 Inhaltlich die für detailliertes Verständnis erforderlichen Informationenauswählen

2.1.1 Erst überflüssigen Ballast abwerfen

2.1.2 Dann relevante Informationen bei Bedarf noch umformulieren oderbeschaffen

2.2 Visuell PUR® gestalten

2.2.1 Passende Visualisierung erzeugt eine eingängige Assoziation zumVerständnis der Folienüberschrift

2.2.2 Unmissverständliche Visualisierung grenzt Wichtiges und wenigerWichtiges klar ab

2.2.3 Regelkonforme Darstellungen erleichtern die Aufnahme durchOrientierung an visuellen Gewohnheiten

Pyramidale Präsentationen professionell vortragen

Pyramidale Präsentationen professionell vortragen

1 Für den erfolgreichen Auftritt sollten Sie neben allgemeinenauch spezifisch-pyramidale Regeln beachten

1.1 Eine gelungene Präsentation kombiniert die Stärken von Unterlageund Mensch

1.2 Abgesehen von Animation können Sie auf den allgemeinenPräsentationsregeln aufbauen

1.2.1 Für den Auftritt vor Publikum gibt es umfangreiche und gute Literatur

1.2.2 Wesentliche Ausnahme ist nur die Animation, auf die Sie in denmeisten Fällen verzichten sollten

1.2.3 Alle übrigen, klassischen Vortragsregeln können Sie auch für pyramidalePräsentationen anwenden

1.3 So müssen Sie beim Auftritt nur zwei spezifisch-pyramidale Aspekteergänzen

2 Dabei können Sie ruhig Ihrer eigenen Persönlichkeittreu bleiben

3 Je nach Präsentationserfahrung Botschaften verdeutlichenund auf das Publikum eingehen

3.1 Als unsicherer Präsentator Einstieg vorbereiten, dann der Unterlageund vielleicht sogar dem Publikum folgen

3.1.1 Tragen Sie die einleitenden Sätze auswendig vor

3.1.2 Geben Sie im Vortrag den pyramidalen Aufbau wieder

3.1.3 Lassen Sie sich vom Publikum ruhig das Heft aus der Hand nehmen

3.2 Als geübter Präsentator die Wahrnehmung des Publikums steuernund intensivieren

3.2.1 Mit Händen, Füßen und Mimik die eigenen Inhalte zu Bildern machen

3.2.2 Mit betonten Worten nicht nur Strukturelemente, sondern Inhaltehervorheben

3.3 Als Präsentationsprofi bei kleinem Publikum punktgenau auf dasInformationsbedürfnis eingehen

3.3.1 Durch stetige Interaktion den notwendigen Detaillierungsgrad ermitteln

3.3.2 In Abhängigkeit vom notwendigen Detaillierungsgrad flexibel reagieren

Literaturempfehlungen

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