Projektcontrolling: Anwendungsmöglichkeiten und Grenzen der Balanced Scorecard

Textprobe: Kapitel 4.1, Gründe für die Anwendung der Balanced Scorecard im Projektcontrolling: Die BSC ist trotz der in Kapitel 3.2.4 genannten Problembereiche ein flexibler Ansatz, der sich aufgrund seiner relativ einfachen Kommunizier- und Vermittelbarkeit auch als Instrument im Projektcontrolling anwenden lässt. Im Folgenden werden einige Probleme bei der Projektdurchführung erläutert, die als Gründe für den Einsatz in Projekten der BSC gelten können. - Projekte können als Mittel oder Schritte zur Strategierealisierung eines Unternehmens angesehen werden. Die Projekte selbst werden jedoch oft getrennt von der Unternehmensstrategie betrachtet. - Die Anwendung der BSC im Projektmanagement macht es möglich, die strategischen Ziele des Unternehmens mit den Zielen eines Projektes zu verknüpfen. Dadurch wird eine Verbesserung der Strategiekommunikation sowie ein gemeinsames Strategieverständnis im Unternehmen erreicht oder zumindest gefördert. - Einige Steuerungsgrößen, wie z.B. finanzielle Aspekte, dominieren oft bei der Projektdurchführung, andere Faktoren werden dagegen vernachlässigt oder gar nicht berücksichtigt, wie z.B. Potenziale der Mitarbeiter. - Durch die Anwendung der BSC wird die Ausgewogenheit aller Faktoren erreicht, was die angemessene Berücksichtigung finanzieller und nicht-finanzieller, extern und intern orientierter Ergebnisindikatoren bedeutet. - Bei der Projektplanung werden die Ziele oft abstrakt formuliert, z.B. Umsatzsteigerung oder Produktivitätssteigerung durch die Einführung einer IT-Anwendung. Dies kann schließlich zu Schwierigkeiten bei der Projektkontrolle führen. - Die BSC ermöglicht es, solche Ziele in Kennzahlen auszudrücken und damit den Fortschritt bzw. den Nutzen des Projektes überschaubar darzustellen. Durch wechselseitige Abstimmung von Elementen der BSC wird außerdem eine effektive Projektkontrolle gewährleistet. - Durch das Bestehen der Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen den Elementen kann auf Basis der BSC eine Fehlerverfolgung innerhalb des Projektes stattfinden. Dies gewährleistet die innere Konsistenz und die Vollständigkeit der Projektplanung und zeigt Ansatzpunkte für die Projektsteuerung auf. - Der Projektablauf wird manchmal einseitig, z.B. nur aus finanzieller Sicht, bewertet, da andere Dimensionen des Projekts unüberschaubar dargestellt sind. - Die BSC löst dieses Problem durch die Komprimierung des Projektgeschehens auf eine einzige visualisierte Darstellung, die die wesentlichen Aspekte des Projektes in den Perspektiven abbildet. Aus dieser Darstellung wird in der Regel deutlich, ob die Ziele und Erwartungen eines Unternehmens und die Projektziele stimmig und konsistent sind. - Damit erlaubt die BSC verschiedene Sichtweisen auf das Projekt durch finanzwirtschaftliche und nichtfinanzwirtschaftliche, monetäre und quantitative Ziele, die Messung statischer Größen und die Messung von Verbesserungen und Entwicklungen. Es können noch weitere Gründe für die Anwendung der BSC im Projektcontrolling genannt werden, die sich aus den Vorteilen der BSC als Performance Measurement-Ansatz ableiten lassen: - erhöhte Transparenz und Abrechenbarkeit der Projektdaten sowie die systematische Verfolgung von Verbesserungen und Entwicklungen im Projektmanagement durch ein ausgewogenes Kennzahlensystem - Erhöhung der Projektflexibilität sowie Förderung der Personalentwicklung durch die Integration eines Anreizsystems für die Projektbeteiligten - Reduzierung der Komplexität der projektinternen Prozesse und Ziele sowie Schaffung von Transparenz für externe Interessengruppen durch Berücksichtigung sämtlicher projektrelevanter Erfolgsfaktoren in den Perspektiven der BSC - Schaffung von Klarheit über die einheitliche Richtung zur Erreichung von Projektzielen durch die abgestimmte Entwicklung von Projektmaßnahmen - Schnellere Durchsetzung von Innovationen in Projekten durch die Initialisierung von Lernprozessen der Projektbeteiligten sowie die Verbesserung von deren sozialer und fachlicher Kompetenz. - Fokussierung der Projektressourcen auf die Erfolgspotenziale des Projektes durch die Konzentration auf die Perspektiven der BSC sowie die Orientierung an messbaren Erfolgskriterien - Die Anwendung der BSC in Projekten kann eine gute Basis für die Durchführung eines internen oder externen Benchmarkings schaffen. - Beim internen Benchmarking werden einzelne Projekte in einem Unternehmen miteinander verglichen. Im Rahmen des externen Benchmarkings findet ein brachenbezogener oder branchenunabhängiger Vergleich von Projekten statt. Dadurch können neue innovative Erkenntnisse für das Projektmanagement gewonnen werden. Möglichkeiten der Nutzung der Balanced Scorecard als Instrument des Projektcontrollings: Die BSC ist ein flexibles Managementinstrument zur Entwicklung, Umsetzung und Steuerung der Unternehmensstrategie. Angepasst an die Belange der Projektarbeit kann die BSC auf Projekte übertragen und bei der Projektplanung, -steuerung und -kontrolle angewendet werden. Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten der BSC-Anwendung im Projektcontrolling vorgestellt. Erweiterung der Balanced Scorecard: In der BSC ist die projektspezifische Ausgestaltung von Perspektiven durch Erweiterung oder Reduzierung möglich. Dies ist aufgrund der Einzigartigkeit sowie der Komplexität von Projekten besonders wichtig. Betrachten wir zunächst die Erweiterung der vier vorhandenen Perspektiven um eine weitere Perspektive. Dies lässt sich auf verschiedene Weise durchführen. Die Projektbeteiligten bzw. Stakeholder können als fünfte Perspektive eingesetzt werden, da sie einen direkten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Deswegen wird ihre Berücksichtigung in einer zusätzlicher Perspektive, in der individuelle Kennzahlen und Maßnahmen festgelegt werden, von großer Bedeutung für die Erreichung der Projektziele sein. Zu den Stakeholdern gehören direkte Projektbeteiligte wie Projektteam oder interessierte Parteien, sog. externe Projektumwelten wie Verbraucher (Endbenutzer des Projektproduktes), Eigentümer des Projektes (die Trägerorganisation des Projektes), Geldgeber (Finanzinstitut, Investor), andere Abteilungen der Organisation, Geschäftsleitung, Lieferanten, Wettbewerber, Gesellschaft, Öffentlichkeit, Verbände, Stadtverwaltung, Presse usw. Eine Partei kann durch eine andere oder mehrere Parteien vertreten sein, z.B. kann die Geschäftsleitung gleichzeitig Auftraggeber, Eigentümer und Geldgeber sein. Beispiele: - bei Neuproduktentwicklungsprojekten wäre es sinnvoll, eine 'Wettbewerbsperspektive' hinzuzufügen, da die Handlungen der Wettbewerber durch die Art der Messung der Indikatoren, wie z.B. die relative Qualität, berücksichtigt werden können. - oder bei einem Projekt eines Chemieunternehmens kann eine weitere Perspektive, etwa 'gesetzliche Anforderungen oder Standards', in Frage kommen, damit werden dann externe Projektumweltgruppen, wie z.B. der Staat, berücksichtigt. - eine Ergänzung um eine 'Projektpartner Perspektive' könnte auch von großer Bedeutung sein, da Interdisziplinarität als wesentliches Merkmal eines Projektes betrachtet wird. - Für Öl- und Gasindustrieprojekte empfiehlt es sich, die 'Umweltperspektiv' als weitere Perspektive einzufügen, um mögliche negative Auswirkungen der geplanten Projektmaßnahmen auf die Umwelt berücksichtigen zu können. - Für Projekte aus dem Bereich der IT-Technologie ist es sinnvoll, eine Sicherheitsperspektive in die BSC zu integrieren: für IT-Anwendungen werden hohe Sicherheitsstandards für sicherheitskritische Aspekte der IT-Lösungen eingesetzt.